Cómo llevar un registro de los de los gastos de tu negocio puede parecer abrumador al principio, pero se convertirá en una parte esencial para la salud financiera de tu negocio. Si no registras tus gastos correctamente, puedes llegar a tener problemas durante la temporada de impuestos o no tener una visión clara de tus finanzas empresariales.
Además, llevar este tipo de registros te ayudará a establecer una estrategia financiera, pues de esta manera podrás identificar, reducir o eliminar gastos comerciales que te permitan tener un mejor manejo de tu dinero para futuras inversiones.
Sin importar que estés iniciando un negocio, o te encuentres en una fase más avanzada, el control de gastos es una función financiera vital dentro de cualquier compañía, pues no llevar un registro de los gastos empresariales puede llevarte a la quiebra. Es por eso, que en este artículo, te proporcionaremos una guía detallada sobre cómo mantener un registro efectivo de los gastos de tu negocio.
5 pasos para llevar un mejor control de los gastos de tu negocio
1. Separa tu cuenta bancaria de tu cuenta empresarial
Una buena organización financiera es la clave para manejar de manera eficiente los gastos de tu empresa. Por eso, nuestro primer consejo es que aún si estás invirtiendo tus fondos personales en tu negocio, separes muy bien tus finanzas personales de las profesionales.
La mejor manera de hacerlo es sacando una tarjeta de crédito empresarial que cuente con herramientas financieras para el control de gastos, brindándole a tu empresa todo lo que necesita, en un solo lugar. De esta manera, llevarás un mejor flujo de caja y mantendrás seguros los fondos de tu negocio.
2. Utiliza un software de seguimiento de gastos:
Un software de seguimiento de gastos, puede simplificar en gran medida el proceso de registro de los gastos de tu negocio. Utilizar plataformas de gestión de gastos empresariales te permitirá agilizar los procesos contables de tu empresa, agregando recibos, facturas y otras transacciones financieras a tu sistema.
Muchos de los softwares te permiten llevar un control de gastos efectivos, sin embargo hoy por hoy, ya existen plataformas de manejo de gastos que te permiten organizar tus finanzas por categorías, es decir, dividiendo tus gastos por centros de costos o por áreas de la compañía. Adicionalmente, este tipo de herramientas integran las cuentas de tus tarjetas de crédito en tiempo real para agilizar y mejorar el manejo financiero de tu negocio
3. Elabora un plan de gastos:
Elaborar un plan de gastos es una manera efectiva de mantener tus finanzas empresariales en orden. Este plan puede ayudarte a establecer un presupuesto y a evitar gastar dinero en cosas innecesarias. Además, te permitirá establecer objetivos financieros a largo plazo y trabajar en su cumplimiento. Elaborar un plan de gastos también te dará una mejor comprensión de tus gastos y te permitirá identificar patrones de gastos innecesarios.
Es por eso que, contar con una buena plataforma financiera no solo es útil para mejorar la eficiencia del manejo de los gastos de tu empresa sino también para poder elaborar mejores planes financieros. Organizando tus gastos podrás identificar mejor en qué puedes ahorrar y en qué vale la pena seguir invirtiendo tu capital.
Tipos de gastos que debes tener en cuenta para elaborar un buen plan
- Operativos:
Este tipo de gasto se refiere a todos los gastos principales del negocio. Es decir, aquellos destinados al funcionamiento del mismo. Entre estos se encuentran el salario de los trabajadores, el alquiler de oficinas, primas de seguro, comisiones y costos de inventarios entre otros.
- No operativos:
Estos a diferencia de los anteriores, son todos aquellos no relacionados con las funciones principales del negocio, un ejemplo de pagos no operativo puede ser el pago de los impuestos, de intereses o multas.
- Gastos variables:
Estos son aquellos gastos que como su nombre lo indica pueden variar según la cantidad de bienes y servicios que esté teniendo la empresa, es decir, entre más crecimiento tenga la misma mayor será el pago de sus gastos variables.
- Gastos fijos:
Los gastos fijos son aquellos que son necesarios para el desarrollo de una compañía y se repiten cada cierto tiempo, usualmente se conoce con mucho tiempo de anticipación cuánto se debe pagar y es un gasto que siempre se debe tener en cuenta dentro de un plan financiero. Dentro de esta categoría entran los seguros, suscripciones, etc.
A la hora de realizar este tipo de planes es indispensable tener en cuenta todo tipo de gasto, dentro de estos cuatro tipos de gastos se encuentran múltiples variables, por lo que la digitalización de este tipo de procesos es una excelente alternativa para hacer mucho más efectivo el manejo de los gastos de tu empresa, pues esto no solo te ahorrará tiempo sino que, exponencialmente podría suponer un ahorro de dinero para tu compañía, pues podrás identificar con mayor facilidad qué tipos de gastos tienes y cuales se pueden reducir o eliminar.
4. Establece un horario para revisión de gastos:
Establecer un horario semanal o mensual para la revisión de tus gastos puede ayudarte a mantenerte al día con tus finanzas empresariales. De esta manera, tendrás una visión clara de tus gastos y buena organización en todo momento. Además, establecer un horario, te permitirá planificar con anticipación y minimizar las sorpresas financieras no deseadas. Sin contar, que también es muy útil a la hora de realizar pagos fijos, pues a partir de esos horarios y calendarios se puede presupuestar este tipo de gastos, entre otros.
5. Obtén ayuda profesional:
Si estás luchando con el seguimiento de los gastos de tu negocio, contratar a un profesional puede ser una opción valiosa, un contador o asesor financiero puede ayudarte a identificar problemas y ofrecer soluciones efectivas.
Otra opción es la de acceder a herramientas financieras especializadas que te permitan llevar un mejor seguimiento de los gastos de tu empresa. Nosotros aconsejamos que para tener un mejor manejo de las finanzas empresariales no solo hagas uso de tarjetas de crédito corporativas para dividir tus gastos personales de los profesionales sino que además accedas a una tarjeta de crédito que cuenta con una plataforma de gestión de gastos la cual te brinde ayuda profesional y facilite el proceso de un contador o asesor financiero.
¿Cuál es la mejor manera de manejar los gastos de tu empresa?
En conclusión, el cómo llevar un registro de los gastos de tu negocio es una parte esencial para una buena salud financiera. Por eso la mejorar manera de manejar los gastos de tu empresa es siguiendo este paso a paso y asegurándote de tener una tarjeta de crédito empresarial la cual te permita organizar tus finanzas en un solo lugar. Si quieres hacer este proceso de manera rápida, ágil y segura puedes hacerlo de la mano de un aliado como Tuily.
