En Tuily somos expertos en el control de gastos empresariales, por eso sabemos cómo controlar los gastos de tu empresa, pues sabemos que cualquier empresa que busque crecer y expandirse necesita tener un control eficiente de los mismos. Estos se definen como los desembolsos que cualquier negocio realiza para mantener sus operaciones en funcionamiento.
Los gastos empresariales son inevitables y necesarios para mantener la empresa en marcha, pues cuando no se controlan adecuadamente, pueden dañar las finanzas de la compañía. Es por eso, que en este artículo te serviremos de guía, para que puedas entender cómo puedes controlar tus gastos empresariales de manera efectiva y además te brindaremos algunos consejos para mantener tus cuentas bajo control.
Ventajas de controlar los gastos de la empresa:
Lo primero que tienes que saber es que, el control de gastos es esencial para que una empresa mantenga su solvencia financiera en el largo plazo. La solvencia financiera se refiere a la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones. Para determinar la solvencia de una empresa, se deben considerar aspectos como sus pasivos, es decir, las obligaciones que las empresas tienen con los acreedores, su vencimiento, que se refiere al plazo de pago de una deuda y su capacidad de endeudamiento.
Si una empresa tiene la capacidad de cubrir sus obligaciones financieras dentro del plazo establecido, se considera solvente, por el contrario si no puede cumplir con las mismas, se considera insolvente. Es por eso, que llevar un registro de los gastos empresariales también puede brindar las siguientes ventajas:
1. Permite a la empresa mantenerse dentro de su presupuesto anual
2. Ayuda a detectar y evitar fraudes o errores de contabilidad
3. Ayuda a tomar mejores decisiones financieras basadas en datos reales y precisos.
Hoy en día existen varias formas de controlar los gastos de una empresa. En Tuily por ejemplo, creamos una plataforma de gestión de gastos donde le permitimos a nuestros usuarios organizar sus costos de manera ágil, sencilla y 100% digital, en un solo lugar.
Cómo controlar los gastos de la empresa:
Ahora que hemos revisado las ventajas de mantener los gastos de la empresa bajo control, es hora de sumergirse en la estrategia para lograrlo. Aquí el paso a paso de como crear una estrategia efectiva:
1. Abrir una cuenta financiera separada para las transacciones de la empresa:
La primera medida que debes tomar para controlar los gastos de tu empresa es separar tus fondos personales. Al abrir una cuenta financiera separada para las transacciones de tu compañía te aseguras de que tus gastos personales no se mezclen con los empresariales.
Una de las grandes ventajas que ofrecen las FinTechs como Tuily, es que te permiten separar tus gastos por centros de costos, así podrás tener mayor visibilidad sobre cómo están gastando las diferentes áreas de tu empresa, creando una tarjeta diferente para cada una de ellas. Por ejemplo, si en tu empresa tienes un equipo de mercadeo, puedes crear una tarjeta digital para el gerente de mercadeo y asignarle un cupo mensual. De esta manera asegurarás que se ejecute únicamente lo presupuestado y también podrás llevar un mejor control de gastos.
2. Presentación de recibos y revisión periódica de los gastos:
Es importante presentar recibos y notas de gastos y luego revisarlas periódicamente para identificar patrones y errores. Esto te permitirá hacer ajustes y cambios necesarios en tu estrategia financiera y presupuesto para mantener la empresa dentro de su solvencia económica.
Para ello, es necesario que cuentes con una buena plataforma de control de gastos empresariales donde estos no solamente estén divididos por áreas sino que además sean fáciles de organizar según tus prioridades, con el fin de llevar el control exacto de los gastos y hacer así hacer de esta revisión periódica un proceso mucho más ágil y fácil.
3. Ten una buena plataforma de gestión de gastos empresariales
Contar con este tipo de herramientas te permitirá organizar tus finanzas de una manera más óptima, pues si eliges la herramienta correcta podrás manejar tus centros de costos por áreas, asignando un líder financiero por equipo y una tarjeta personal para cada uno de ello.
También podrás realizar pagos digitales independientes por cada uno de tus centros de costos digitales (Facebook, Google, Office, etc.), creando una tarjeta de crédito individual para cada uno de ellos y además registrar costos de viajes corporativos, asignando tarjetas individuales por persona.
Elegir una buena plataforma de gestión de gastos empresariales no solo te permitirá ahorrar tiempo, sino que además hará que tu estrategia financiera funcione mucho mejor y que tu empresa alcance la solvencia económica.
Ventajas de llevar registros organizados:
Mantener los registros de la empresa organizados y al día no solo es esencial para un control eficiente de los gastos empresariales, sino que también te brinda una serie de ventajas. Llevar un control eficiente es esencial para mantener la solvencia financiera de una empresa y evitar errores de contabilidad.
Para controlar los gastos de tu empresa, lo único que debes hacer es implementar los pasos de esta guía y adquirir nuestra plataforma de gestión de gastos Tuily, así mantendrás un monitoreo adecuado y regular de tus cuentas, sintiéndote mucho más seguro en la toma de decisiones, obteniendo mayores beneficios fiscales y estableciendo una base sólida para tu compañía.
