POLÍTICA DE PRIVACIDAD (TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES) DE TUILY S.A.S.

TUILY S.A.S., sociedad por acciones simplificada, debidamente constituida de conformidad con las leyes colombianas (en adelante TUILY), identificada con el Número de Identificación Tributaria (NIT) 901.503.510-2, mediante el presente documento determina las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante Política de Privacidad) que rigen la recopilación, uso, tratamiento y/o divulgación de la información personal por cualquier persona natural que acceda a, y/o por cualquier Usuario de la Plataforma TUILY (en adelante EL TITULAR), y/o por cualquier persona natural que haga parte de los grupos de interés de TUILY que otorgue autorización para el tratamiento de sus Datos Personales. La presente Política de Privacidad se aplicará respecto de cualquier tipo de Dato Personal que recopile TUILY por cualquier medio, y constituye un acuerdo integral con éste último, razón por la que se recomienda leer atentamente cada una de las estipulaciones del presente documento, que podrán ser consultadas en cualquier tiempo en la Plataforma TUILY, o solicitadas en el correo electrónico [email protected] Las presentes “Politicas de Privacidad” tendrán vigencia a partir del 5 de enero de 2.023.

AVISO DE PRIVACIDAD:

En cumplimiento en lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2.012, Ley 1266 de 2.008 en lo que resulta aplicable y el Decreto 1074 de 2.015) y demás regulación aplicable en materia de protección de datos personales, TUILY S.A.S., identificada con el Número de Identificación Tributaria (NIT) 901.503.510-2, y con domicilio en la Calle 85 No. 53 – 14 de Barranquilla, se permite informar a EL TITULAR:

1. Que ostenta la calidad de Responsable de Datos Personales, en virtud del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los Datos Personales que efectúa en desarrollo de su objeto social.
2. Que EL TITULAR de los Datos Personales tiene el derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir frente al Responsable del Tratamiento, la información recolectada en las bases de datos o archivos.
3. Que las finalidades del tratamiento de los Datos Personales tratados por TUILY se encuentran en los Títulos III y IV de la presente Política de Privacidad.
4. Que es facultativo de EL TITULAR responder preguntas que versen sobre datos sensibles, entendiendo estos últimos aquellos que afecten su intimidad o cuyo uso indebido pueda generar discriminación (incluyendo los datos biométricos). No obstante, es de mencionar que TUILY utiliza los datos biométricos para confirmaciones de seguridad de sus productos y/o servicios, razón por la que no es posible aceptar a EL TITULAR como Usuario de la Plataforma TUILY en el evento en que decida no entregar esta información. 
5. Que tanto la información recolectada en las bases de datos o archivos, como la Política de Privacidad, podrán ser consultadas o solicitadas en cualquier momento a través del correo electrónico [email protected].
6. Que en el evento en que requiera aclarar, actualizar, corregir o suprimir alguno de los Datos Personales de EL TITULAR, siempre que sea procedente dentro del marco del Régimen de Protección de Datos Personales, podrá efectuar dicha solicitud a través de los canales de comunicación establecidos por TUILY para tal fin. 

La aceptación de la presente Política de Privacidad constituye una condición obligatoria e indispensable para establecer un vínculo jurídico, contractual o comercial con TUILY, en la medida en que el mismo conlleva a que TUILY requiera el suministro de Datos Personales de EL TITULAR. En consecuencia, se recomienda a EL TITULAR de Datos Personales que antes de otorgar su información personal a TUILY, lea atentamente cada una de las disposiciones establecidas en las cláusulas que se exponen a continuación, 

 

CLAUSULAS:

 

TITULO I. 

GENERALIDADES, AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y EJERCICIO DE DERECHOS DE HABEAS DATA

• Definiciones. Salvo por aquellos términos definidos en el texto de los presentes Términos y Condiciones, el significado de las palabras deberá entenderse en el sentido técnico propio de la especialidad a la que pertenece o, en su defecto, en su sentido natural y obvio. A menos que expresamente se estipule lo contrario, las palabras escritas con inicial mayúscula, tal y como sean utilizadas en los presentes Términos y Condiciones, tendrán el significado que a dichas palabras se les asigna en el cuerpo de este documento o a continuación:

1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado de EL TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales.
2. Datos Personales. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como: (i) Datos de identificación. (ii) Datos de contacto. (iii) Datos de características personales. (iv) Datos de circunstancias sociales. (v) Datos académicos y profesionales. (vi) Datos laborales. (vii) Datos biométricos. (viii) Datos de transacción. (ix) Datos económicos, financieros o de seguros. Se informa a EL TITULAR que en la medida en que TUILY utiliza los datos biométricos para confirmaciones de seguridad de sus productos y/o servicios, no es posible aceptar a EL TITULAR como Usuario de la Plataforma TUILY si decide no entregar esta información.
3. Base de datos. Conjunto organizado de Datos Personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, independientemente de la cantidad de Datos Personales que contenga, bien sea en medio físico o electrónico (a través de archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos).
4. Responsable del tratamiento. Es TUILY S.A.S. en su calidad de persona jurídica privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos por sí misma o en asocio con otros.
5. Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del mismo, es decir de TUILY. Se trata de un tercero, en consecuencia el término no es aplicable a los empleados que administran las bases de datos al interior de TUILY.
6. El Cliente. Se trata de la persona jurídica que ha sido registrada en la Plataforma TUILY con el fin de acceder a los productos y servicios de TUILY.
7. El Usuario de la Plataforma TUILY. Se refiere a las personas naturales autorizadas por EL CLIENTE para hacer uso a su nombre de los productos y servicios contratados a nombre propio por EL CLIENTE con TUILY.
8. Titular. Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por TUILY.
9. Transferencia. Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
10. Tratamiento. El tratamiento y/o la administración de Datos Personales implica el requerimiento, recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, transmisión, transferencia, circulación, supresión y/o la eliminación de datos de carácter personal correspondientes a personas naturales que ostentan la calidad de titulares, para los fines que decida TUILY.
11. Plataforma TUILY. Se refiere a la Aplicación Móvil (la aplicación informática o App disponible para sistemas operativos iOS y Android), a la página web www.tuily.com, y a los medios dispuestos por TUILY a disposición de EL CLIENTE con el fin de ofrecer y prestarle a éste último sus servicios, así como las herramientas digitales de propiedad de o administradas por TUILY, que serán el medio para el seguimiento de la utilización de la Tarjeta. Se trata del principal canal de acceso a los servicios que ofrece TUILY. A través de la misma EL CLIENTE podrá acceder, solicitar, contratar, y administrar los servicios que mantenga vigentes con TUILY.
12. Otros grupos de interés. Se trata de personas naturales distintas a los Usuarios de la Plataforma TUILY, y a los accionistas de EL CLIENTE que ostenten un porcentaje superior al diez por ciento (10%) de la composición accionaria, con quienes TUILY tiene o ha tenido relación o vínculo, entre los que se encuentran los socios comerciales o proveedores, empleados, accionistas, representantes u otras personas naturales que ostentan la calidad de titulares de Datos Personales.

• Objeto. En cumplimiento de las obligaciones dispuestas por el ordenamiento jurídico colombiano, la presente Política de Privacidad constituye el manual interno de TUILY, mediante el cual:

1. Se determinan las políticas y procedimientos a adoptar para la debida protección, uso y reconocimiento del derecho de Habeas Data de las personas naturales que suministren sus Datos Personales a TUILY por cualquier canal o medio.
2. Se otorga a EL TITULAR los canales necesarios para ejercer su derecho de Habeas Data el cual comprende entre otros, las facultades de conocer, actualizar, y rectificar sus Datos Personales, así como de efectuar reclamos y consultas, entre otros.

• Ámbito de aplicación. La presente Política de Privacidad aplicará a quienes ostenten la calidad de Titular de Datos Personales, entre los que se encuentran sin limitarse: los titulares de productos y servicios contratados con TUILY (usuarios, clientes y potenciales clientes), los candidatos a vacantes laborales en TUILY, los colaboradores, proveedores, contratistas, accionistas, miembros de órganos del gobierno corporativo y acreedores de TUILY, y en general, cualquier otro tercero relacionado con TUILY que en virtud de su relación con la empresa divulgue datos personales propios o de terceros. En el evento en que TUILY se relacione con una persona jurídica, la presente Política de Privacidad aplicará a aquellas personas naturales vinculadas con esta, cuando interactúen con TUILY. 

• Autorización. Con la aceptación de las presentes Políticas de Privacidad EL TITULAR otorga su autorización previa, expresa, e informada a TUILY y/o a sus encargados, para ejercer el tratamiento sobre sus Datos Personales, que podrán ser entregados directamente por EL TITULAR a TUILY, o podrán ser obtenidos por ésta última a través de operadores de información o centrales de riesgo. Se informa a EL TITULAR que en la medida en que TUILY utiliza los datos biométricos para confirmaciones de seguridad de sus productos y/o servicios, no es posible aceptarlo en calidad de Usuario de la Plataforma TUILY si decide no entregar esta información. 

• Datos Sensibles. La Plataforma TUILY podrá recolectar datos sensibles como lo son fotografía de documentos de identidad, fotografías del rostro o partes del cuerpo, reproducciones de voz, huellas dactilares y/o cualquier otro dato biométrico, los cuales serán utilizados para intentar lograr la autenticación de identidad y/o biométrica de las personas que hagan uso de la plataforma, respecto a los documentos que deben sean ser suscritos electrónica o digitalmente, o de aquellos en formato PDF que el usuario decida suscribir de igual manera a través del servicio de firmado de plataforma. Dada la naturaleza de este tipo de datos, el usuario o suscriptor, podrá abstenerse de suministrarlos y en ese caso, aceptará verse afectado total o parcialmente de la utilización de los servicios de TUILY, adicionalmente con la opción de limitar su autorización a lapso de tiempo definido.

• Medios para obtener la autorización de EL TITULAR. Alternativamente a los medios tradicionales de firma y aceptación, EL TITULAR acepta que la autorización para el tratamiento de Datos Personales sea obtenida a través de cualquier mecanismo implementado con TUILY o por terceros que contenga firma electrónica, siempre que permita verificar la identidad de EL TITULAR y garantizar la autenticidad, integridad, y disponibilidad de los documentos electrónicos. 

• Casos en los que no se requiere autorización de EL TITULAR. No será requerida la autorización de EL TITULAR para el tratamiento de sus Datos Personales, cuando se trate de Datos Personales Públicos, casos de urgencia médica o sanitaria, o el tratamiento de Datos Personales para fines históricos, estadísticos o científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica o en los cuales se anonimicen los Datos Personales. 

• Cookies. Cuando se navega en la página web www.tuily.com y/o se envía información a través de la misma, se le otorga a TUILY el consentimiento expreso para la instalación de las cookies funcionales que se utilizan en la misma. Las cookies utilizadas por TUILY permiten recopilar, analizar y conservar información electrónica relacionada con las visitas al sitio web. Las cookies usadas permiten recabar esta información de forma automática en el momento mismo en que EL CLIENTE accede a el sitio web y a los servicios electrónicos, sin embargo, éstas no permiten identificar individualmente a las personas que la visitan. Es importante tener en cuenta que, si se desactivan las cookies o se impide su instalación, es posible que no se pueda usar de manera completa algunas funciones de la página web. 

• Cambios en los datos de EL TITULAR. Es responsabilidad de EL TITULAR mantener sus Datos Personales debidamente actualizados, y por tanto, comunicar a TUILY cualquier cambio en los mismos, con el fin de que sea tomado en cuenta para asegurar la calidad de los datos personales y garantizar que sean exactos.

• Revocatoria de la autorización. EL TITULAR de los Datos Personales puede revocar la autorización al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, o en el evento en que las finalidades consentidas por EL TITULAR para el tratamiento de la información no corresponden al tratamiento ejercido por TUILY. Procederá la revocatoria parcial de la autorización cuando uno de los fines enunciados por TUILY no sea procedente pero otras de las finalidades informadas se mantengan. Por lo cual, previa autorización otorgada por el TITULAR, TUILY únicamente procederá con el tratamiento respecto a los fines que sigan vigentes, dejando expresa referencia respecto a cuáles son las finalidades que ya no son autorizadas. 

 

TITULO II.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS  DE LOS CLIENTES, POTENCIALES CLIENTES, Y USUARIOS DE LA PLATAFORMA TUILY.

• Eventos de tratamiento. TUILY recopilará y procesará los Datos Personales de EL TITULAR en su calidad de persona natural y Usuario de la Plataforma TUILY en los siguientes eventos:

1. Cuando descargue, acceda o navegue por la Plataforma TUILY.
2. Cuando suministre información personal al momento de efectuar el registro de EL CLIENTE en la Plataforma TUILY, aún cuando dicha solicitud sea negada. 
3. Cuando sea registrado como Usuario en la Plataforma TUILY.
4. Una vez se apruebe la solicitud de crédito de EL CLIENTE, o se acceda en calidad de Usuario de la Plataforma TUILY o de cualquiera de los productos y/o servicios de TUILY, en el evento en que aplique.
5. Durante todo el tiempo en que sea Usuario de la Plataforma TUILY.
6. Cuando se registre en el boletín de noticias o newsletter de TUILY, o en la lista de espera para el lanzamiento de la Tarjeta. 
7. En el evento de tener contacto con TUILY por los canales de comunicación disponibles. 

PARÁGRAFO. TUILY podrá recolectar y utilizar los datos de EL TITULAR en cualquier tiempo, ya sea antes, durante o después de haber celebrado una relación contractual con EL CLIENTE, siempre que EL TITULAR haya consentido dicha recolección.

• Análisis de perfiles. EL TITULAR en su calidad de Usuario de la Plataforma TUILY autoriza a TUILY para realizar análisis de su perfil en el momento en que se somete la solicitud de crédito a nombre de EL CLIENTE, cuando se registra a EL TITULAR como Usuario de la Plataforma TUILY, o en cualquier momento a través del tiempo mientras conserve dicha calidad. El mencionado análisis de perfil del titular incluye sin limitarse:

1. La consulta y reporte a listas restrictivas y las vinculantes para Colombia, listas de personas expuestas políticamente y a centrales de información , para la prevención y mitigación del riesgo de lavado de activos, financiación de terrorismo, riesgos financieros, de suplantación, y fraude.
2. La consulta, siempre que sea necesario, de información sobre el historial crediticio e información de contacto, datos financieros, e información relacionada con la situación laboral e ingresos salariales a operadores de información PILA, de seguridad social, administradoras de fondos y cesantías y centrales de riesgo de EL TITULAR. 

PARÁGRAFO. En el proceso de estudio de la solicitud de crédito a nombre de EL CLIENTE, se entiende como titulares de Datos Personales a las personas naturales que sean titulares del diez por ciento (10%) o más de la composición accionaria de EL CLIENTE en su calidad de persona jurídica, cuyos perfiles también serán estudiados, con el fin de determinar el grado de riesgo para el otorgamiento de Tarjetas de Crédito y demás productos y servicios ofrecidos por TUILY o que éste último pueda llegar a ofrecer.

• Finalidades del tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales suministrados a TUILY por EL TITULAR serán recibidos, recolectados, consultados, almacenados, depurados, analizados, usados, actualizados, cruzados, reportados, circulados, entre otras finalidades de tratamiento que incluyen sin limitarse las siguientes:

1. Validar la identidad y analizar el perfil de EL TITULAR en cualquier momento, con el fin de determinar el grado de riesgo para el otorgamiento de Tarjetas de Crédito y demás productos y servicios ofrecidos por TUILY o que éste último pueda llegar a ofrecer. 
2. Permitir la contratación de los productos y servicios disponibles en la Plataforma TUILY a nombre de EL CLIENTE en calidad de Usuario de la Plataforma TUILY.
3. Facilitar el acceso de EL TITULAR que ostente la calidad de Usuario de la Plataforma TUILY y los servicios y productos disponibles.
4. Proporcionar a EL TITULAR información sobre los productos y servicios de TUILY a través de cualquier medio, cuando lo solicite. 
5. Gestionar y comunicar estados de cuenta y cualquier otra información relacionada con los servicios y productos adquiridos por EL CLIENTE. 
6. Gestionar, administrar y mantener actualizada la información relacionada con los pagos que EL CLIENTE realiza relativos y a través de los productos y servicios ofrecidos por TUILY. 
7. Registrar las transacciones que se realizan con las tarjetas de crédito de TUILY a través de puntos de venta, terminales y transacciones online (comercio electrónico). 
8. Gestionar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos de Usuarios de la Plataforma TUILY, de clientes y de Prospectos (entendiendo como tales lo señalado para tal efecto en la cláusula denominada “definiciones”).
9. Gestionar y administrar las comunicaciones con los Usuarios de la Plataforma TUILY, EL CLIENTE,  clientes y los Prospectos, a través de cualquier medio, lo cual incluye: contacto para la realización de campañas de comunicación, fidelización, mercadeo, publicitarias y/o promociones de productos y servicios de parte de TUILY o en conjunto con terceros aliados. 
10. Recuperar judicial o extrajudicialmente el monto de créditos vencidos. 
11. Realizar investigaciones y análisis relativos a los productos y servicios que TUILY ofrezca o pueda llegar a ofrecer o a las mejoras de los actuales, que pueden involucrar el tratamiento de datos que TUILY conserve internamente o, también, los datos de EL TITULAR que pueden ser consultados ante operadores de información y centrales de riesgo (incluyendo datos actuales y/o históricos sobre el historial crediticio e información de contacto de EL TITULAR así como los  datos financieros e información relacionada con la situación laboral).
12. Envío de encuestas sobre los productos y servicios que TUILY ofrezce y contacto telefónico para obtener retroalimentación de EL TITULAR para mejorarlos.

PARÁGRAFO. Salvo que EL TITULAR manifieste su voluntad en sentido contrario, al darle de alta como Prospecto o al registrarlo en la lista de espera de los servicios, TUILY usará los datos de contacto proporcionados para enviar comunicaciones a EL TITULAR con novedades o información comercial sobre los productos y servicios de TUILY, así como comunicaciones para mejorar sus productos y servicios. En la medida en que se trata de una finalidad secundaria del tratamiento de los Datos Personales, EL TITULAR puede oponerse a ella de forma expresa. 

• Transmisión y Transferencia de Datos Personales. EL TITULAR en su calidad de Usuario de la Plataforma TUILY autoriza a TUILY para compartir sus Datos Personales dentro o fuera de Colombia con:

1. Sus compañías controladoras, afiliadas o subsidiarias. Con finalidades de resguardo centralizado de la información y para fines estadísticos y de registro histórico de Usuarios de la Plataforma TUILY y de clientes, para eventuales investigaciones de fraude o suplantación, investigaciones de actividades criminales, y para la realización de investigaciones y exámenes de los productos y servicios (actuales o futuros) de TUILY. 
2. Operadores de información y centrales de información. Con finalidades de: (i) Solicitud de información sobre el historial crediticio e información de contacto, datos financieros e información relacionada con la situación laboral de EL TITULAR. (ii) Consultar información de EL TITULAR en listas restrictivas y listas de personas expuestas políticamente, para la prevención y mitigación de lavado de activos, financiación de terrorismo, riesgos financieros y de suplantación y fraude. (iii) Compartir los datos de contacto y otros datos que EL TITULAR haya entregado a TUILY, para fines de gestión de riesgo financiero y crediticio. Esta finalidad incluye la finalidad de hacer nuevas consultas a las centrales de riesgos para entregar una tarjeta de crédito o revisar el cupo actual de EL TITULAR. 
3. Autoridades, organismos o entidades gubernamentales. Con finalidades de cumplimiento de obligaciones previstas en la legislación aplicable y/o en cumplimiento de requerimientos efectuados por las mismas, en su caso. Esta finalidad incluye la actualización de los datos personales que puedan ser requeridos en virtud de otras normas colombianas.
4. Empresas de cobranza. Con finalidades de cobros judiciales o extrajudiciales de los créditos impagados de EL CLIENTE.
5. Terceros no relacionados prestadores de servicios. Se trata de terceros no relacionados en su calidad de encargados o también conocidos como procesadores de datos de TUILY, con la finalidad exclusiva de asistir a TUILY en la prestación de sus servicios, y 
6. Terceros no relacionados (incluso entidades financieras vigiladas) y autoridades competentes. Con finalidades de investigación o prevención de eventuales casos de fraude, suplantación o posibles conductas delictivas.

PARÁGRAFO: Con la aceptación de las presentes Políticas de Privacidad EL TITULAR autoriza a TUILY para realizar tratamiento sobre sus Datos Personales, razón por la que TUILY podrá procesarlos, suprimirlos, Transmitirlos y/o Transferirlos en su infraestructura tecnológica, incluso, en la infraestructura física y en software de terceros que contrate TUILY (por ejemplo, en la nube). La Transmisión y/o la Transferencia se entienden como la posibilidad de que terceros puedan realizar el tratamiento de datos personales que recibe, recolecte o consulte TUILY como sus Encargados o como responsables. Estos terceros pueden estar en Colombia y/u otros países que eventualmente pudieran o no estar en el listado de destinos o puertos seguros definidos por la Autoridad Colombiana de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio), pero TUILY pondrá́ todo su empeño para exigir que el tercero al cual pudiere circular, reportar, o permitirle recolectar o consultar los Datos Personales cuente con los aspectos que garanticen la integridad, disponibilidad, continuidad y confidencialidad de los Datos Personales así como para exigir otras limitaciones sobre su tratamiento. Estos terceros podrán contratar a otros terceros para cumplir sus obligaciones con TUILY, pero bajo condiciones de equivalente protección. 

 

TITULO III.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TITULARES PERTENECIENTES A OTROS GRUPOS DE INTERÉS. 

• Finalidades generales del tratamiento de Datos Personales. En todos los casos de tratamiento de Datos Personales, ya sea que EL TITULAR sea un Usuario de la Plataforma TUILY o pertenezca a cualquier otro grupo de interés, la recepción, recolección o consulta de los Datos Personales realizada por TUILY obedece al ejercicio de finalidades legitimas directamente relacionadas con el desarrollo de su objeto social, para tal efecto, TUILY recibe, recolecta o consulta Datos de categoría Pública, Privada, Semiprivada y en ocasiones datos de categoría especial como son aquellos de naturaleza sensible los cuales serán recibidos, recolectados o consultados en los términos descritos en la Autorización previamente tomada a cada uno de los titulares de los Datos Tratados por TUILY. Cuando TUILY obtenga directamente la Autorización, las finalidades del tratamiento de datos personales son informadas directamente en los avisos de privacidad. 

• Otros grupos de interés. Se trata de personas naturales distintas a los Usuarios de la Plataforma TUILY, con quienes TUILY tiene o ha tenido relación o vínculo, entre los que se encuentran clientes, potenciales candidatos, colaboradores, socios comerciales o proveedores, contratistas, acreedores, accionistas, miembros de órganos de gobierno corporativo, empleados, representantes u otras personas naturales que ostentan la calidad de titulares de Datos Personales.

• Finalidades aplicables a proveedores. TUILY, dentro del marco de sus actividades comerciales, recolectará, almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general realizará tratamiento sobre los Datos Personales de sus proveedores de bienes y servicios. Dentro de las finalidades del tratamiento de la información se incluyen: (i) Consultar, comparar, analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos. (ii) Enviar a EL TITULAR de los Datos Personales información de interés y/o invitaciones a eventos programados por TUILY relacionados con los productos y servicios que este ofrece. (iii) Elaborar estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, sobre los productos y servicios prestados a través de la Plataforma TUILY. (iv) Enviar al TITULAR de los Datos Personales información de interés y/o invitaciones a eventos programados por TUILY relacionados con los productos y servicios que este ofrece y/o que se ofrecen a través de la Plataforma TUILY. (v) Emitir certificaciones relativas a la relación de EL TITULAR de los Datos Personales con TUILY. (vi) Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de TUILY de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. (vii) Enviar los Datos Personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior, con el fin de conservar copias de seguridad o respaldos de la misma, incluso en el evento en que TUILY contrate estos servicios con plataformas basadas en tecnología en la nube. (viii) Transmitir o transferir los Datos Personales a terceros ubicados en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales, siempre que con éstos se suscriban contratos para efectuar el tratamiento de Datos Personales, con fines administrativos y/u operativos. (ix) Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación y aplicar procedimientos de archivo, protección y custodia de los Datos Personales. (x) Adelantar campañas de actualización de datos. (xi) Informar sobre las modificaciones a las Políticas de manejo de Datos Personales, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales. (xii) Registrar la base de datos en la cual se le de tratamiento a la información ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Régimen de protección de Datos Personales vigente. (xiii) Las demás finalidades que determine TUILY en los procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a sus políticas de protección de Datos Personales.

• Finalidades aplicables a los empleados. TUILY, dentro del marco de las labores de gestión humana, recolectará, almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general realizará tratamiento sobre los Datos Personales de los empleados que hacen parte de su nómina. Dentro de las finalidades del tratamiento de la información se incluyen: (i) Consultar, comparar, analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar toda la información que sobre los empleados se encuentre almacenada en las bases de datos. (ii) Informar a EL TITULAR sobre cualquier situación relevante relacionada con su calidad de empleado y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en el vínculo laboral. (iii) Dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones y ejercer los derechos que se derivan para TUILY de su calidad de empleador, y en general, de las actividades propias de su objeto social principal y conexos, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información personal, tales como entidades de seguridad social y parafiscales, operadores de información, y/o empresas de servicios de outsourcing que requieran de los Datos Personales para los fines relacionados con el objeto contratado. (iv) Pagar salarios, prestaciones sociales, vacaciones, comisiones, viáticos, bonos de mera liberalidad, cualquier otra suma relacionada con la prestación de sus servicios personales a la sociedad y demás obligaciones consagradas en el contrato de trabajo y la legislación laboral. (v) Administrar el recurso humano de TUILY a través de procesos de capacitación, realización de evaluaciones de desempeño, programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas. (vi) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados. (vii) Aplicar procedimientos internos con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información. (viii) Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados y sus núcleos familiares para programas de bienestar y clima organizacional. (ix) Emitir certificaciones relativas a la relación de EL TITULAR de los Datos Personales con TUILY. (x) Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de TUILY de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. (xi) Enviar los Datos Personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior, con el fin de conservar copias de seguridad o respaldos de la misma, incluso en el evento en que TUILY contrate estos servicios con plataformas basadas en tecnología en la nube. (xii) Transmitir o transferir los Datos Personales a terceros ubicados en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales, siempre que con éstos se suscriban contratos para efectuar el tratamiento de Datos Personales, con fines administrativos y/u operativos. (xiii) Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los empleados para su fácil identificación y aplicar procedimientos de archivo, protección y custodia de los Datos Personales. (xiv) Adelantar campañas de actualización de datos. (xv) Informar sobre las modificaciones a las Políticas de Privacidad, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales. (xvi) Registrar la base de datos en la cual se le de tratamiento a la información ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos establecidos en el Régimen de Protección de Datos Personales vigente. (xvii) Las demás finalidades que determine TUILY en los procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a sus Políticas de Privacidad. (xviii) Las demás finalidades que resulten necesarias u aconsejables que se deriven del desarrollo normal de la relación laboral.

PARÁGRAFO. Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en TUILY, serán almacenados en la respectiva carpeta personal del empleado. En el evento en que TUILY contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Igual procedimiento se llevará a cabo en los casos en que se contrate personal a través de una empresa temporal.

• Finalidades aplicables a los accionistas. TUILY solo usará los Datos Personales de sus accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente, incluyendo las siguientes: (i) Consultar, comparar, analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar toda la información que sobre los accionistas se encuentre almacenada en las bases de datos. (ii) Informar a EL TITULAR sobre cualquier situación relevante relacionada con su calidad de accionista. (iii) Enviar convocatorias para las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas. (iv) Llevar a cabo anotaciones u operaciones relacionadas con la calidad de accionista. (v) Atender labores de servicio y atención al accionista. (vi) Dar cumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas por la sociedad con el accionista titular de la información. (vi) Prevenir, detectar y controlar cualquier actividad o información que se pueda interpretar como fraude, trato inequitativo o violación de confidencialidad. (vii) Emitir certificaciones relativas a la relación de EL TITULAR con TUILY. (viii) Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de TUILY, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. (ix) Enviar los Datos Personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior, con el fin de que TUILY contrate estos servicios con plataformas basadas en tecnología en la nube. (x) Transmitir o transferir los Datos Personales a terceros ubicados en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales, siempre que con éstos se suscriban contratos para efectuar el tratamiento de Datos Personales, con fines administrativos y/u operativos. (xi) Aplicar procedimientos de archivo, protección y custodia de los Datos Personales. (xii) Informar sobre las modificaciones a las Políticas de Privacidad, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales. (xiii) Registrar la base de datos en la cual se le de tratamiento a la información ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos establecidos en el Régimen de Protección de Datos Personales vigente. (xiv) Las demás finalidades que determine TUILY en los procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a sus Políticas de Privacidad. (xv) Las demás finalidades que resulten necesarias u aconsejables que se deriven del desarrollo normal de la relación con el accionista.

PARÁGRAFO. Los datos e información personal de los accionistas de TUILY, se consideran información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. TUILY solo usará los Datos Personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

 

TITULO IV. 

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE HABEAS DATA POR PARTE DE LOS TITULARES.

• Ejercicio de derechos de Habeas Data. EL TITULAR puede ejercer en todo momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y supresión, y puede solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado respecto del uso que se les ha dado a los datos. Para tal fin, deberá enviar una solicitud al correo electrónico [email protected]. El asunto de la solicitud debe ir señalada como “Ejercicio de derechos de Habeas Data” y debe incluir el siguiente contenido:

1. Nombres, Apellidos, y dirección físico y/o correo electrónico en el que EL TITULAR prefiere recibir la respuesta a su solicitud.
2. Copia de los documentos que acrediten la identidad de EL TITULAR, y de su apoderado o representante legal, en el evento en que aplique. 
3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que busca ejercer sus derechos de Habeas Data, y
4. Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los Datos Personales. 

Al enviar la solicitud al correo electrónico [email protected],  EL TITULAR autoriza a TUILY para dar respuesta por ese mismo medio, salvo que se indique otro medio de comunicación para tal efecto. 

• Medios y canales para el ejercicio de derechos de Hábeas Data. En cumplimiento de lo dispuesto en el régimen de protección de Datos Personales, TUILY dispone de un área o persona responsable de recibir, procesar y resolver las peticiones de EL TITULAR o de quienes legitimen interés para lo pertinente. Los peticionarios podrán presentar sus consultas y reclamos al correo electrónico [email protected]. Adicionalmente TUILY informa que podrá establecer los siguientes canales y medios a disposición de EL TITULAR para el ejercicio del Hábeas Data: (i) Medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. (ii) Formularios, sistemas y otros métodos simplificados. (iii) Servicios de atención al cliente o de reclamación en sus instalaciones físicas o en su domicilio social principal.

• Derecho al acceso. Consiste en la posibilidad que tiene EL TITULAR de consultar de forma gratuita a TUILY en su calidad de Responsable respecto a: (i) La efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales. (ii) Tener acceso a sus Datos Personales que están en posesión del Responsable, y (iii) Las circunstancias esenciales del Tratamiento, en relación con el tipo de Datos Personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento. TUILY deberá, previa acreditación de EL TITULAR o su apoderado, permitir el acceso a los datos solicitados y otorgar la información necesaria respecto a la consulta elaborada. El acceso no tendrá un límite de plazo.

• Derecho de consulta. Consiste en la posibilidad que tiene EL TITULAR de consultar de forma gratuita a TUILY en su calidad de Responsable respecto a la información de carácter personal que reposa en sus bases de datos. Toda consulta realizada por EL TITULAR en este sentido, deberá ser resuelta por TUILY en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma. En el evento en que TUILY no pueda resolver la consulta dentro de dicho termino, deberá informar a EL TITULAR por escrito antes del vencimiento del término de diez (10) días hábiles los motivos por los cuales no puede resolverla y deberá señalar la fecha en la cual se atenderá formalmente cada uno de los puntos de la solicitud, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

• Derecho a reclamo. En el evento en que EL TITULAR considere que los Datos Personales contenidos en las bases de datos de TUILY deban ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales vigente, todo reclamo realizado por el TITULAR de los datos e información personal en este sentido, deberá ser resuelta por TUILY en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción del mismo. En el evento en que TUILY no pueda resolver el reclamo dentro de dicho termino, deberá informar al solicitante por escrito antes del vencimiento del término de quince (15) días hábiles los motivos por los cuales no puede resolverlo y deberá señalar la fecha en la cual se atenderá formalmente cada uno de los puntos del reclamo, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. En el evento en que el reclamo se encuentre incompleto, TUILY requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, con el fin de que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el reclamante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el evento en que TUILY no sea competente para resolver la petición, queja o reclamo, dará traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado. 

• Derecho de supresión. En el evento en que EL TITULAR considere que los Datos Personales contenidos en las bases de datos de TUILY deban ser objeto de supresión o eliminación total o parcial, por considerar que la misma no es necesaria o pertinente para la finalidad para la cual fueron recabados o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados. Si la supresión es procedente, la sociedad deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. Sin embargo, dicha solicitud podrá ser negada por TUILY, quien en su calidad de Responsable, puede negar el ejercicio del mismo cuando: (i) EL TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. (ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. (iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de EL TITULAR, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por EL TITULAR. TUILY informa a los titulares de Datos Personales sobre la imposibilidad de supresión en el evento en que exista entre EL TITULAR y TUILY una relación contractual vigente que exija el tratamiento de los datos del primero. 

PARÁGRAFO. En el evento en que EL TITULAR haya solicitado la supresión de los datos sin que haya una relación contractual vigente con TUILY: (i) TUILY podrá elegir entre suprimir o anonimizar los datos, de manera que no sea posible identificar a EL TITULAR con base en dichos datos, y (ii) esto será siempre que TUILY no tenga una obligación legal o contractual de mantener los datos personales de EL TITULAR en las bases de datos o en la medida en que esto resulte posible. En caso de que no sea posible eliminar por completo el Dato Personal de EL TITULAR por existir una obligación legal o contractual o para fines de defensa judicial (actual o futura), TUILY tomará las medidas necesarias para minimizar la asociación de EL TITULAR con los datos personales y únicamente se procesarán para fines estrictamente relacionados con el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, y de defensa judicial. Todas las referencias a la supresión de datos se aplican también a los procesadores de datos contratados por TUILY que tengan acceso a los datos personales.

 

CAPÍTULO V.

CONSIDERACIONES FINALES

• Comunicaciones. EL TITULAR de los datos sujetos a tratamiento por parte de TUILY podrá comunicarse con TUILY en el evento en que considere que otra persona le está vulnerando un derecho conforme a la presente Política de Privacidad, en cuyo caso podrá remitir un correo electrónico con la descripción de los detalles del caso, a la siguiente dirección: [email protected]. De igual manera, en el evento en que EL TITULAR tenga la intención de efectuar preguntas y consultas respecto a lo expresado en la presente Política de Privacidad, las puede formular en el mismo correo electrónico previamente mencionado. 

• Modificaciones en la Política de Privacidad. TUILY podrá, cuando lo considere conveniente, cambiar los términos de su Política de Privacidad sin perjuicio de las garantías dispuestas en el Régimen de protección de Datos Personales vigente. 

En caso de que se modifique o actualice de manera sustancial esta Política, lo haremos saber por medio del correo electrónico de EL CLIENTE o a través de la página web. En todo momento, EL CLIENTE o EL TITULAR podrá solicitar la última versión de esta Política, esto es, la vigente al momento de la consulta, a nuestro Departamento de Datos Personales a través de la dirección electrónica [email protected]. 

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