La lógica de los softwares de gestión de gastos
Los softwares de gestión de gastos se han convertido en una herramienta indispensable para que las pequeñas y medianas empresas alcancen el éxito financiero, pues cada vez son más las que se han sumado a la digitalización de sus procesos internos. Estas herramientas permiten a las empresas controlar los gastos en tiempo real y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados. A continuación, te contamos por qué es tan importante contar con este tipo de softwares para lograr el éxito en los negocios.
Empecemos por entender qué es un software de gestión de gastos. Este se define como una plataforma centralizada donde cualquier persona de una organización puede visualizar sus gastos, hacer seguimiento, conciliar facturas y en general agilizar y facilitar los procesos contables de una empresa..
Según HubSpot, existen diferentes tipos de softwares de gestión aquí te mencionamos algunos de ellos y sus características:
- Colaborativos: Se entienden como aquellos softwares que unifican todas las áreas de una empresa, lo cual hace mucho más fácil la comunicación y por tanto la eficiencia.
- Visibles: Estos se usan especialmente para la gestión empresarial y se utiliza para tener una visión general de todos los procesos de la compañía y así mejorarlos y optimizarlos.
- Intuitivos: Son aquellos que son muy fáciles de usar y no necesitan conocimientos tan técnicos a la hora de capacitar, estos usualmente se usan para mejorar un tema en específico.
Teniendo en cuenta lo anterior, se podría decir que las plataformas de gestión de gastos, pueden llegar a reunir varias características de los tipos de softwares mencionados anteriormente, por ejemplo en el caso de Tuily, una FinTech que cuenta con una tarjeta de crédito empresarial y una plataforma de gestión de gastos gratuita, mezcla características de estos tres tipos de softwares. Esto permite unificar todos los procesos contables de tu empresa en un solo lugar, visualizar cualquier movimiento financiero y además es muy fácil de usar.
Normalmente, cuando las empresas no cuentan con este recurso, estos procesos suelen hacerse de manera manual o en hojas de cálculo de excel, lo cual es bastante dispendioso, poco eficiente y en ocasiones puede generar desorden financiero o sobrecarga de trabajo en el equipo de finanzas de la empresa.
Tarjetas de crédito empresariales con softwares de gestión de gastos
Ahora que ya conoces un poco mejor cómo funcionan este tipo de herramientas, podemos abordar cómo acceder a ellas. Actualmente, existen muchas plataformas, sin embargo, estas usualmente tienen un costo elevado y además pese a que su tecnología permite optimizar la mayoría de procesos contables, aún existen muchos procesos que se deben manejar de manera manual.
Por eso, una de las mejores alternativas para acceder a una plataforma de gestión de gastos es a través de las tarjetas de crédito empresariales que ofrecen las FinTech como Tuily. Estas te permiten por medio de su tecnología crear en instantes tarjetas de crédito para tu empresa, permitiéndote asignar tarjetas para cada área o ‘manager’, obteniendo así una clara visibilidad sobre cada una de las transacciones que se realizan en tu empresa sin tener que digitar este tipo de gastos manualmente.
Adicionalmente, este tipo de herramientas te permitirán realizar presupuestos mucho más precisos, pues una vez identifiques cuales son los gastos de cada área, podrás analizar en qué se puede ahorrar y en qué se debe invertir más.
Otro de los beneficios que ofrecen las tarjetas de crédito empresariales con softwares de gestión de gastos, son, como se mencionó anteriormente, que permiten crear múltiples tarjetas, por lo que es muy útil a la hora de planear viajes corporativos. De manera virtual podrás tramitar una tarjeta para cada uno de tus trabajadores que lo necesiten y así optimizar este proceso.
Además, si estás tarjetas están respaldadas por compañías como Mastercard, podrás acceder a otro tipo de beneficios, como acceso a salas VIP en aeropuertos o descuentos exclusivos para entrar a las mismas. También, podrás obtener descuentos a nivel internacional de la mano de programas de recompensa y si se presenta algún problema con tu tarjeta de crédito, tendrás atención vía telefónica a cualquier hora, cualquier día de la semana, desde cualquier lugar del mundo.
Más seguridad y menos riesgos
Este tipo de softwares suelen contar con tecnología de punta que permite optimizar y mejorar cualquier proceso financiero. Uno de los beneficios de acceder a estos a través de una tarjeta de crédito, es que estas te darán muchas más garantías, ya que algunas cuentan con seguros de robo o reposición ante pérdida.
Pero eso no es todo, usualmente en Colombia hay una tendencia en donde pequeños y medianos empresarios suelen utilizar tarjetas de crédito personales para manejar temas corporativos. Debido a esto, en ocasiones, deben compartir contraseñas u otro tipo de información personal con el equipo de trabajo, lo que aumenta la posibilidad de tener fraudes y robos.
Por eso, esta es una de las mejores alternativas, pues no sólo evitarás compartir datos personales, sino que también podrás entender mejor cómo funcionan los gastos de tu empresa. Además, evita que se presenten problemas con gastos adicionales, uso ilimitado de tus tarjetas, pues estos softwares de gestión de gasto, te permiten asignar presupuestos limitados por cada tarjeta individual o área.
Sacar tarjetas de crédito empresariales ya no es un proceso imposible
Si llegaste hasta acá seguramente estarás pensando en vincularte con alguna FinTech que ofrezca una plataforma de gestión de gastos junto con una tarjeta de crédito empresarial. Sin embargo, sabemos que existen muchas creencias en torno al tema de cómo adquirir este producto financiero, pues tradicionalmente los bancos en Colombia, piden muchos requisitos dejando con pocas oportunidades a las nuevas empresas.
Por suerte, gracias a la aparición de las FinTech cada vez hay más oportunidades de crecimiento empresarial. Según el diario Portafolio, en el 2023 ya son más de 322 empresas las que se dedican a la innovación financiera y en la actualidad el 76% de las empresas accede a soluciones financieras a través de FinTechs.
A raíz del crecimiento acelerado que han tenido estas empresas en Colombia, cada vez se hacen más robustos los procesos de seguridad, pero mucho más fáciles los requisitos para acceder a un crédito a través de tarjetas. Por lo que, sí parecía imposible acceder a una tarjeta de crédito empresarial y así acceder a una plataforma gratuita, esto ya no será un impedimento para los nuevos negocios.
Lo mejor de todo es que estos procesos ya se pueden realizar de manera digital, pues los documentos requeridos por las FinTech suelen conseguirse todos de manera virtual y por tanto adquirirlos y cargarlos será muy sencillo.
Los siguientes podrían ser algunos de los documentos necesarios para abrir una cuenta empresarial con una de estas FinTechs en Colombia:
- Balance general y estado de resultados (de los últimos 2 años)
- Extractos bancarios
- Declaración de renta
- RUT
- Certificado de existencia y representación legal
Una integración completa de los procesos de la empresa y otros beneficios
Una de las principales ventajas de los softwares de gestión empresarial es que ofrecen una integración completa de los diferentes procesos de la empresa. Desde la contabilidad hasta la gestión de recursos humanos, estos programas tienen la capacidad de centralizar toda la información en una sola plataforma, lo que hace que sea más fácil para los gerentes tomar decisiones informadas y estratégicas.
Esto también significa que los empleados de los diferentes departamentos pueden acceder a la información necesaria en tiempo real, lo que facilita una mayor colaboración y trabajo en equipo.
Menos costos y más beneficios financieros
Al ser un proceso digital, no sólo ahorrarás muchísimo tiempo que exponencialmente se puede convertir en dinero, sino que también podrás digitalizar algunos procesos financieros de manera gratuita según la plataforma que elijas. Los beneficios no solo se dan en este ámbito, sino que también a nivel de data e información.
Cuando se emprende, acceder a información en tiempo real es esencial y en ocasiones demandante. Encontrar la data necesaria para sustentar un proyecto o para tomar una decisión financiera trascendental, puede tomar días y en el peor de los casos, meses.
Con este tipo de softwares, evitarás este tipo de problemas, pues estos utilizan la tecnología no sólo para optimizar procesos, sino para proporcionar información relevante en tiempo real permitiendo a los emprendedores, tomar decisiones informadas y conocer exactamente lo que está pasando en el sector financiero para así, poder tener mayores garantías.
Adicionalmente, los fraudes de contabilidad quedarán minimizados, pues como se mencionó anteriormente, este tipo de plataformas suelen contar con un sistema de seguridad robusto. Muchas FinTechs en Colombia, son respaldadas por otras empresas de tecnología como lo es el caso de Tuily respaldado por Koombea, una empresa de desarrollo de productos tecnológicos, que se especializa en proyectos de desarrollo de aplicaciones móviles y web.
Por otro lado, los softwares de gestión de gastos, tienen un beneficio contable excepcional, pues gracias a la organización financiera que se alcanza a través de estos, es posible evitar multas o problemas legales. Son múltiples las obligaciones que debe cumplir una empresa, desde pagos de nómina, hasta pagos financieros más grandes, como el pago de IVA, la declaración de renta y otros pagos recurrentes que si se pasan por alto, podrían ocasionar multas.
Acceso remoto para mayor eficiencia
Otra ventaja fundamental de los softwares de gestión empresarial es la posibilidad de acceso remoto. Los empleados pueden tener acceso a la información de la empresa, de manera segura desde cualquier lugar a través de Internet. Esto significa que los gerentes pueden tomar decisiones importantes de manera más rápida y eficiente sin estar físicamente presentes en la oficina. Además, esto ayuda a que la empresa sea más ágil y adaptable a cambios e imprevistos.
Este proceso reduce errores y aumenta la productividad, pues los programas de gestión empresarial permiten una mayor automatización de los procesos internos, lo que no solo aumenta la eficiencia y productividad de la empresa, sino que también reduce los errores humanos. Con la automatización, es posible llevar a cabo tareas repetitivas de manera más rápida y sin errores, lo que permite a los empleados, enfocarse en tareas de mayor valor. Esto también ayuda a reducir costos y a hacer un uso más eficiente de los recursos de la empresa.
Informes y data más específicos acerca de cada uno de tus proyectos
Uno de los mayores beneficios de contar con este tipo de herramientas, se da en torno a la especificidad que manejan este tipo de softwares, pues al ser un proceso automatizado, se evitan errores de cualquier tipo.
Además, ayuda a optimizar la gestión de proyectos, lo que garantiza el éxito empresarial, pues cuando se tiene una visión completa de cada uno de los movimientos financieros, es mucho más sencillo tomar decisiones.
Sin contar, que gracias a la tecnología que ofrecen los softwares, podrás recopilar información mucho más exacta, comprender los tiempos de desarrollo y tareas completadas, lo que permite plantear KPIS mucho más específicos y orientados al crecimiento de tu negocio.
La importancia de la digitalización financiera para las PyMEs
Está comprobado que la digitalización no solo ayuda a la reducción de costos, sino que también ha permitido nuevas oportunidades de negocio mucho más rentables. Según el diario Portafolio, en la actualidad son pocas las empresas con acceso a productos financieros y el 23% de ellas quiebra por no tener flujo de caja.
Este suceso se da porque usualmente, los empresarios no cuentan con que sus clientes no necesariamente pagarán de contado, por lo que el retorno a la inversión puede llegar a tomar meses, en ese orden de ideas necesitan un financiamiento que bajo procesos tradicionales es negado. Por eso, considerar alternativas de ecommerce podrá mejorar tu eficiencia operativa y por tanto será mucho más fácil acceder a soluciones financieras.
Evidentemente, la digitalización financiera es necesaria para el desarrollo de cualquier negocio en el año 2023, según el diario La República en el 2022 la industria de softwares como herramienta empresarial aumentó en un 11,5% en Colombia.
Mejora la capacidad para compartir información
Al utilizar software de gestión empresarial, las empresas también pueden mejorar significativamente su capacidad para compartir información. Con funcionalidades para compartir, insertar y acceder a la información de manera sencilla y rápida, es posible que los empleados de diferentes departamentos accedan a la información que necesiten en tiempo real. Esto ayuda a crear una cultura de colaboración y trabajo en equipo en la empresa.
Softwares de gestión de gastos la solución digital para el crecimiento empresarial
Los softwares de gestión de gastos son herramientas fundamentales para lograr el éxito en el mercado actual. Gracias a la integración completa de los diferentes procesos, el acceso remoto, la automatización, y funcionalidades de interconexión, estos programas permiten que las empresas tomen decisiones más informadas, aumenten la eficiencia y productividad, y logren el éxito.
Además, contar con este tipo de recursos apoya la innovación tecnológica en Colombia, específicamente en el sector financiero, que ya ha dado pasos importantes permitiendo la inserción de nuevos modelos de negocio que permitirán disminuir la brecha que existe dentro del sector.
Por último, si eres un empresario PyME y estás buscando alternativas que te permitan ahorrar y optimizar, que se ajusten a tu negocio, los recursos tecnológicos son la mejor opción, por eso, no te puedes quedar atrás en la digitalización de tus procesos empresariales si buscas liderar en el mercado. Accede a un software de gestión de gastos como el que ofrece Tuily.
