Una startup de nómina es una empresa emergente que ofrece soluciones innovadoras para la gestión de nómina. Estas empresas suelen utilizar tecnología de última generación para automatizar tareas, simplificar procesos y mejorar la eficiencia de la gestión de nómina.
Teniendo en cuenta que la mayoría de tus empleados dependen de su pago para sobrevivir, los errores más pequeños en la nómina pueden comprometer tu fuerza laboral. Por otro lado, errores en el pago de nómina, pueden afectar significativamente las finanzas de tu empresa. Es por eso que implementar un software de nómina adecuado, como cualquier solución tecnológica, puede eliminar estos problemas y ahorrarte tiempo, esfuerzo y recursos.
El software de nómina es un tipo de aplicación que administra y automatiza el proceso de pago de empleados. Maneja las tareas que consumen mucho tiempo en el proceso de nómina mientras mantiene tu negocio cumpliendo con las leyes fiscales.
Algunos de los beneficios que te ofrece una startup de nómina incluyen:
- Automatización de tareas: Las startups de nómina suelen ofrecer soluciones que automatizan tareas repetitivas y tediosas, como el cálculo de impuestos, la generación de recibos de nómina y la presentación de informes. Esto puede liberar tiempo y recursos para que los empleados se concentren en tareas más estratégicas.
- Simplificación de procesos: Las startups de nómina también pueden simplificar los procesos de gestión de nóminas, haciéndolos más fáciles de entender y de usar. Esto puede mejorar la eficiencia y la precisión de la gestión de nómina.
- Mejora de la eficiencia: Las startups de nómina pueden ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia de la gestión de nómina al reducir el tiempo y los recursos necesarios para completar las tareas. Esto puede ahorrar dinero a las empresas y mejorar su productividad.
¿Qué debe brindarte una startup de nómina?
Funcionalidades básicas:
- Cálculo de nómina: El software que te ofrezcan debe calcular automáticamente los salarios, horas extras, bonificaciones, comisiones y otros pagos según la configuración de cada empleado. Debe poder manejar diferentes tipos de contratos, como contratos por tiempo definido, contratos indefinidos, contratos por horas y contratos a destajo. Es importante que calcule correctamente los impuestos, deducciones y retenciones según la legislación laboral y fiscal del país.
- Generación de recibos de nómina: Deberá generar recibos de nómina detallados y precisos para cada empleado. Los recibos de nómina deben incluir información como el nombre del empleado, el período de pago, el salario bruto, las horas trabajadas, las horas extras, las bonificaciones, las comisiones, los impuestos, las deducciones y el salario neto. Es recomendable que estos recibos estén disponibles en formato digital y físico.
- Informes: Es vital que el software genere informes completos sobre la gestión de nóminas, como el resumen de la nómina, el historial de pagos, los análisis de impuestos y los informes de asistencia. También debe permitir la creación de informes personalizados para satisfacer las necesidades específicas de la empresa.
Funcionalidades adicionales:
- Automatización: Automatizar tareas repetitivas como la generación de recibos de nómina, la presentación de informes, el cálculo de impuestos y la gestión de ausencias. Permitiendo la configuración de reglas y procesos automáticos para diferentes tareas.
- Integración con otros sistemas: El software debe ofrecer APIs abiertas para facilitar la integración con otros sistemas de recursos humanos, como el sistema de gestión de tiempo y asistencia, el sistema de control de acceso y el sistema de gestión de talento.
- Facilidad de uso: Asegúrate de escoger una solución fácil de usar y navegar para empleados y administradores. La interfaz de usuario debe ser intuitiva y sencilla, y debe ofrecer una buena experiencia de usuario en diferentes dispositivos. Busca proveedores que ofrezcan extensos artículos de ayuda y soporte al cliente para que tú y tu equipo puedan confiar en ellos.
Consideraciones adicionales para PYMEs:
- Costo: El software debe ser asequible para el presupuesto de la compañía y debe basarse en el número de empleados o en las funcionalidades que se necesitan.
- Escalabilidad: Escoge una alternativa de software que pueda escalar para adaptarse al crecimiento de la PyME, agregando nuevos usuarios y funcionalidades a medida que la empresa crece. Un servicio de migración de datos facilitará el cambio a un nuevo software en caso de que la empresa crezca demasiado para el que empezaste a implementar.
- Seguridad: El software debe ser seguro y proteger la información confidencial de los empleados, cumpliendo con las normas de seguridad de datos. Asegúrate de que la startup de nómina que ecojas ofrezca un plan de recuperación para proteger la información en caso de un fallo del sistema.
Mejores prácticas para configurar la nómina de pequeñas empresas
Elegir el mejor software de nómina no será eficiente si lo usas incorrectamente o sigues prácticas desactualizadas. Así que mientras configuras la nómina para tu empresa, ten en cuenta estos consejos para evitar problemas futuros.
- Usa el depósito directo: Habilitar el depósito directo te permitirá simplificar el proceso de nómina para ti y tus empleados y enviar pagos a tus trabajadores de manera segura. Asegúrate de recopilar la información bancaria de tus empleados durante el proceso de incorporación para que no tengan que lidiar con cheques en papel en sus primeras semanas.
- Gasta la cantidad correcta en nómina: La nómina es el gasto más grande para la mayoría de las PyMEs y startups, por lo que es importante asignar suficiente dinero para ello en cada período de pago. Estima qué porcentaje de tus fondos debe destinarse a la nómina cada mes, según tus gastos actuales.
- Mantener registros precisos: Es importante que mantengas registros precisos de todos los pagos de nómina. Esto te ayudará a evitar problemas en caso de una auditoría. Los registros de nómina deben incluir información como la fecha de pago, el nombre del empleado, el salario bruto, las deducciones y el salario neto. Una plataforma de gestión de gastos podría ser útil para esta tarea.
- Utiliza soluciones tecnológicas para mantener organizadas las finanzas de tu empresa: Aprovecha herramientas fintech para mantener organizadas las finanzas de tu empresa de una forma precisa y sencilla, como los software de nómina o como Tuily, que te brinda la posibilidad de proporcionar tarjetas de crédito empresariales a los empleados y monitorear en tiempo real cómo están siendo utilizadas. Además, Tuily pone a tu disposición una plataforma de gestión de gastos integrada que te permite llevar un balance preciso de las finanzas de tu PYME.
Integrar las soluciones tecnológicas adecuadas puede simplificar la gestión financiera y garantizar una mayor transparencia y control sobre los gastos de tu empresa. Contar con aliados como Tuily, o una startup de nómina, será clave para ver tu empresa crecer.
