El Informe de Variaciones es una de las herramientas de contabilidad más utilizadas por las PyMEs. Básicamente, representan la diferencia entre la cantidad presupuestada y el gasto o ingreso real. Normalmente, solo se puede crear cuando se dispone de los valores reales de la compañía representados, tanto en términos absolutos, como en porcentajes de diferencia.
Es por eso, que este proceso es un componente crucial en muchas prácticas contables, pues revela datos importantes para comprender los estados financieros de una empresa. En este blog, ahondaremos en este concepto, brindándote una guía de todo lo que debes saber sobre Informes de Variaciones.
Comprendiendo la lógica del Informe de Variaciones
Lo primero que debes saber es que el concepto principal del informe de variaciones es el de la comparación, ya que ayuda a identificar la materialidad de un presupuesto específico en cuestión. Por lo que es fundamental en la contabilidad y es la herramienta más importante que las empresas utilizan para evaluar el rendimiento, analizar las ganancias y pérdidas, y prestar atención al planteamiento de presupuestos. Por lo tanto, es una herramienta usada para mejorar la eficiencia financiera de manera duradera y sostenible a lo largo del tiempo.
Puede resultar sorprendente, pero el primer informe de variación y análisis se empleó en el antiguo Egipto, convirtiéndose en uno de los procesos contables más antiguos del mundo. Usualmente, sacar los valores reales para encontrar las variaciones solía ser un proceso dispendioso. Sin embargo, con la aparición de las FinTech, muchos de los procesos tradicionales han dado un giro de 360 grados, pues estás ofrecen servicios que ayudan a tener mayor claridad sobre las finanzas empresariales.
Un claro ejemplo de esto son las tarjetas de crédito corporativas. Gracias a la creación de este recurso, muchas PyMEs han podido encontrar capital para su crecimiento, pero además, han encontrado en este tipo de soluciones financieras otro tipo de herramientas como las plataformas de gestión de gastos, que permiten a sus usuarios realizar presupuestos mucho más acertados y tener acceso a sus gastos en tiempo real, facilitando la recolección de datos para hacer Informes de Variación.
Es por esto, que este recurso suele ser uno de los más utilizados, especialmente, en el mundo PyME, pues no solo ofrece múltiples beneficios, sino que además es considerado por las pequeñas y medianas empresas como una buena alternativa para entrar al mundo empresarial y generar buen puntaje crediticio. Incluso, en la actualidad hay muchas FinTech que se centran en ofrecer este servicio a nuevos negocios.
Propósito del Informe de Variaciones de Pérdidas y Ganancias
Las empresas y organizaciones utilizan los Informes de Variaciones de Pérdidas y Ganancias para proporcionar a sus directivos un análisis financiero profesional y fácil de leer. Cuando se emplean como parte de las buenas prácticas comerciales en los departamentos de finanzas y contabilidad, puede traer grandes beneficios, pues una empresa podría mejorar su capacidad para prestar servicios con informes fáciles de analizar, así como reducir la posibilidad de que importantes indicadores de rendimiento no sean tenidos en cuenta o sean malentendidos por los miembros del personal no financiero.
Cabe destacar que la diferencia en este tipo de informes nunca es unidireccional, porque puedes tener escenarios tanto negativos como positivos. Básicamente, esto depende tanto de las métricas de cálculo clave como de la calidad del análisis y otro tipo de factores externos.
Tipos de diferencias
Diferencia positiva (ganancias)
Normalmente, una diferencia positiva se refiere a diferencias favorables en el Informe de Variaciones realizado. Esto significa que los resultados son mayores de lo esperado, por lo que la empresa tiene que volver a la mesa de análisis y recalibrar los activos disponibles. Sin embargo, algo que se debe tener en cuenta a la hora de realizar presupuestos, es que este factor puede ser debido a una ganancia única e imprevista de algún tipo, pues no suele ser muy común.
Diferencia negativa (pérdidas)
Esta es exactamente lo opuesto a la diferencia positiva. Es el resultado de algún desarrollo desfavorable. Las pérdidas podrían ser el resultado directo de algún error de cálculo o incluso algún factor ambiental.
Por ejemplo, si te dedicas al negocio del cemento, entran en juego factores cíclicos como las lluvias y la demanda de nuevas casas. Como resultado, es probable que la demanda de cemento aumente en ese momento. Pero pensemos en el tiempo inmediatamente después de la crisis de las hipotecas subprime, los precios tocaron fondo por completo y la demanda de viviendas también disminuyó. Es casi natural que los precios del cemento también caigan. Por lo tanto, una diferencia negativa no es sorprendente en esta circunstancia.
Sin embargo, estos números, y especialmente la diferencia, les darán a los propietarios una idea del mercado y les darán pistas sobre cómo reducir las suposiciones para los próximos trimestres.
Presupuesto Vs. Gastos reales
Los informes de variaciones son importantes para el manejo de presupuestos en la gestión de programas y proyectos, pues los datos financieros generalmente se evalúan en intervalos clave o hitos. Por ejemplo, un informe de cierre mensual podría proporcionar datos cuantitativos sobre gastos, ingresos y niveles de inventario. Por lo que un buen análisis puede permitirte entender las variaciones entre los costos planeados y los costos reales, y así ayudarte a ajustar los objetivos, metas o estrategias comerciales.
Por otro lado, es importante mencionar que este tipo de informes deben realizarse puntualmente bajo el objetivo que tenga cada una de las empresas, pues según el nivel de variación estadística, es considerado significativo o digno de mención. Esto variará de una empresa a otra.
Por ejemplo, una variación en el objetivo de ventas de $100,000 será más significativa para un minorista de pequeñas empresas que para un minorista nacional acostumbrado a generar miles de millones en ingresos anuales. Por otro lado, un exceso de costos del 2 % podría ser inmaterial para una pequeña empresa, pero se traduciría en millones de dólares para una gran empresa.
Tipos comunes de variaciones
En la gestión de gastos empresariales, no es raro encontrarnos con variaciones en los costos que pueden impactar significativamente. Entre las más comunes, se encuentran las variaciones de costos, de mano de obra y generales, que se dividen en dos: variables y fijas. Es importante estar alerta a estas variaciones y contar con planes de contingencia que permitan una adecuada gestión de costos y la continuidad del negocio.
1. Variación de costos
En este caso, como su nombre indica, es la variación que se produce en el precio del material. Cuando el precio real del material difiere significativamente del precio estándar, se obtiene este tipo de variación. Esta también es resultado de la diferencia entre la producción y los niveles de uso reales en comparación con los estándares. En este caso, debes tener en cuenta algunos factores:
- Precio real: a veces, puedes obtener descuentos por cantidad cuando compras grandes cantidades, por lo que se utiliza más material para acomodar la diferencia de precio. El precio real es más bajo o más alto que la tarifa estándar del mercado.
Calidad de los materiales: comprar materiales de menor o mayor calidad en comparación con la tarifa estándar también puede ser problemático. La falta de disponibilidad de ciertos productos puede resultar en optar por una alternativa. Tanto en términos de precio como de calidad, esto puede añadir una dimensión diferente al informe de variación general de manera significativa y alterar las deducciones finales.
2. Variación de mano de obra o laboral
La variación de costos laborales es la diferencia entre los costos presupuestados y reales de la mano de obra directa. Los costos laborales pueden desviarse del presupuesto si se requieren más horas de las previstas para el proyecto o si los salarios por hora aumentan.
Si la empresa tiene una amplia variación de costos laborales positiva (lo que significa que se presupuesta más para la mano de obra de lo que ha sido necesario), se recomienda ajustar el presupuesto de costos laborales y redistribuir los fondos extra a otras categorías del presupuesto que tengan variaciones de costos negativas.
Por otro lado, si la variación de costos laborales es negativa, esto puede indicar que tu equipo está produciendo menos de lo esperado o que el alcance del proyecto es superior al anticipado. Algunas medidas que pueden ayudarte a reducir los costos laborales de este tipo pueden ser invertir en una mayor capacitación o implementar mejores medidas de control de calidad.
3. Variación de gastos generales
En Gastos Variables
En el mundo empresarial, es vital tener en cuenta los gastos generales, que son los gastos asociados con la operatividad de un negocio. Entre ellos, se encuentran los costos variables, los cuales varían en función de la productividad del negocio. Estos incluyen el envío de productos, el consumo de electricidad en los depósitos y el mantenimiento de la maquinaria, entre otros.
Para calcular la variación de estos costos, es necesario hallar la “tarifa estándar de gastos generales variables por hora”, que representa la suma total de los costos variables incurridos durante una hora de producción. Por ejemplo, si el envío de cada unidad cuesta $2,000 y se producen 10 unidades por hora, la tarifa estándar de envío por hora será de $20,000.
Así entonces, podemos decir que la variación de los costos variables se define como la diferencia entre los costos estándares de este tipo durante un período determinado y los costos variables reales después de cualquier cambio en los precios o las horas trabajadas.
En Gastos Fijos
Por otro lado, existen los gastos generales fijos, que no varían en función del trabajo realizado. Ejemplos de estos costos podrían ser: la renta, los impuestos y las suscripciones. El término “fijo” se refiere a que, tanto el tipo como la cantidad de estos gastos generales, se mantienen constantes. Por ejemplo, no es necesario pagar más renta por utilizar más la oficina, aunque el propietario podría decidir aumentar la renta en algún momento.
La fórmula para calcular la variación de los gastos fijos es la diferencia entre el costo estándar (o presupuestado) y el costo real. Ambas cifras abarcan los costos totales de todos los gastos en un período dado.
El papel de los Informes de Variaciones en las empresas
En la gestión de proyectos, los Informes de Variaciones ayudan a mantener el control de los gastos del proyecto mediante el seguimiento de los costos planeados frente a los costos reales. Un análisis de variación efectivo puede ayudar a una empresa a detectar tendencias, problemas, oportunidades y amenazas para el éxito a corto o largo plazo.
En la actualidad, la facilidad para llevar a cabo negocios a través de la tecnología ha aumentado significativamente. Existen múltiples herramientas que ayudan a las PyMEs a organizar y gestionar sus finanzas de una manera más eficiente, y una de ellas son los informes de variación.
Estos informes permiten a los empresarios tener una visión clara de cómo se están desarrollando sus operaciones económicas, identificando las áreas de éxito y aquellas que necesitan ser mejoradas. Es por eso, que contar con servicios financieros como los que ofrece Tuily, facilita aún más la labor de llevar un control financiero en la empresa. En definitiva, los Informes de Variaciones son una herramienta valiosa. ¡No esperes más! Conócenos y realiza informes más detallados.
