El ingreso por gastos deducibles es un término indispensable a la hora de hablar de rentabilidad empresarial. La organización adecuada de este tipo de gastos es indispensable, pues de no tener claridad sobre los mismos las consecuencias en deducciones fiscales en la declaración de impuestos anuales puede verse afectada, generando multas. Es por eso, que en este artículo, ampliaremos este concepto y describiremos algunas prácticas recomendadas para el seguimiento de ingresos.
¿Qué son los ingresos por gastos deducibles?
El ingreso por gastos deducibles es aquel que se genera por compras realizadas a nombre de un cliente o cliente de terceros. Un ejemplo común de esto son los artículos que un servicio de catering compra para un evento en su empresa. El servicio de catering paga por las bandejas, luego detalla esos gastos en su factura, y esa parte de la factura es considerado como un gasto de este tipo.
Otros ejemplos de gastos facturables incluyen investigación y planificación, tarifas de procesamiento de pagos en línea, herramientas para la interacción con el cliente, costos de materiales, suscripciones y tarifas de proveedores de servicios, y gastos de viaje. Analicemos por qué y cómo cada uno de estos es un gasto facturable.
En términos más sencillos son los gastos que se pueden restar de la declaración de renta por ser imputables a los ingresos de la empresa. En resumen, esto incluye todos los desembolsos destinados a obtener, mantener y mejorar la utilidad o beneficio empresarial.
Diferencia entre deducciones y desgravaciones
Como se mencionó previamente, los gastos deducibles son cantidades que se restan de la base del impuesto a la renta y están autorizados por ley, aunque cabe aclarar que, en algunos casos, tienen un límite de valor establecido. Una vez comprendido este concepto es importante diferenciarlo de otro tipo de gastos, especialmente de los de desgravaciones.
La desgravación es básicamente la eliminación de un gravamen, es decir, es una cifra que no se incluirá en la base de cálculo del impuesto, sino que se debe deducir de los ingresos antes de calcular el monto sujeto a impuesto. Ahora que ya comprendimos la definición de estos términos podemos continuar con algunas recomendaciones para que legalmente puedas restar este tipo de gastos e impuestos a través de una buena gestión de gastos.
Tipos de gastos deducibles para PyMEs
Hay varios tipos de gastos que las empresas pueden deducir, por eso aquí te dejamos algunos ejemplos de los mismos, entre estos se encuentran los gastos de publicidad, alquiler, salarios, beneficios de los empleados, viajes de negocios, suministros de oficina, entre otros.
Es importante tener en cuenta que no todos los gastos son deducibles y que las regulaciones tributarias pueden variar según la ubicación geográfica y el tipo de empresa que tengas. Por lo tanto, es importante consultar con un profesional tributario para asegurarse de que están deduciendo los gastos adecuados. Sin embargo, para darte mayor claridad, aquí te daremos ejemplo de los tipos más comunes y una breve descripción de estos.
Herramientas para la participación del cliente
Para este primero tomemos como ejemplo una agencia de marketing. Cuando un nuevo cliente se integra, las agencias de marketing implementan un sistema de participación del cliente que puede incluir mensajería instantánea, paneles de control de informes y correos electrónicos automatizados. La tarifa por estas herramientas es un gasto facturable.
Adicionalmente, el tiempo dedicado a configurarlas y utilizarlas también entra en esta categoría, aunque a veces, la participación del cliente no requiere necesariamente tecnología nueva. Aun así, es buena práctica anotar el tiempo dedicado a una llamada telefónica como un gasto facturable.
Costos de materiales para clientes
Este tipo de gastos deducibles, se refieren a aquellos donde la gestión de gastos para pequeñas empresas puede volverse un poco complicada, pues tu empresa puede tener varios clientes que necesitan los mismos materiales y en este caso, la tendencia natural es enumerarlos, creando una categoría de gastos comerciales. Sin embargo, hacer esto puede ser un gran error, ya que los costos incurridos a nombre de un cliente siempre deben enumerarse por separado.
Un buen ejemplo de esto es la madera triturada y la tierra de cultivo utilizadas por los paisajistas. Varios clientes necesitan estos materiales, por lo que la inclinación natural es comprarlos al por mayor, posiblemente a una tarifa de volumen con descuento. Puedes hacerlo si quieres, pero ese ahorro debe ser transferido al cliente. En ese caso un auditor notará la discrepancia si tu gasto facturable es por el precio completo.
Tarifas de procesamiento de pagos digitales
Las plataformas de pago digital cobran una tarifa por procesar los pagos; esas tarifas califican como gastos facturables. Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error de contabilizar únicamente la parte que reciben después de deducir la tarifa de procesamiento. La tarifa es un costo y debe tratarse como tal. Los departamentos de contabilidad saben esto porque las facturas y las cuentas por cobrar no coincidirán si no se incluye la tarifa.
Gastos de investigación y planificación
Ofrecer los servicios de tu empresa a un cliente es solo el primer paso. Una vez que se firma el contrato, es posible que se requiera una cierta cantidad de investigación y planificación para cumplir con las obligaciones comerciales. Ambos conllevan un costo, que incluye tiempo y mano de obra. Una buena práctica en este caso es detallar la investigación y planificación como un gasto deducible.
Un ejemplo de esto es la investigación previa y las reuniones que un redactor independiente necesita realizar antes de poder empezar a escribir para un cliente. Muchos freelancers, al ser independientes y tratar de ser eficientes, descuidan los conceptos y dejan de clasificar la investigación como un gasto facturable, optando en su lugar por agruparlas en una tarifa por página o por hora. Sin embargo, esto aumenta la responsabilidad fiscal.
Suscripciones y tarifas de proveedores de servicios
Esta categoría es simple. Las facturas de los proveedores de servicios necesarios para completar un trabajo se le pueden pasar al cliente. Ejemplos de esto son los costos de publicidad, las tarifas de licencia de propiedad intelectual y los gastos de envío. Estos deben desglosarse e incluirse en la factura del cliente, y luego clasificarse como gasto deducible.
Al igual que los costos de los materiales, las tarifas de suscripción pueden ser un poco complicadas cuando se trata de atribución al cliente. Para obtener mejores resultados, es importante tratar de mantener los gastos de cada cliente independientes entre sí. Cualquier tarifa incurrida en nombre de toda tu empresa que simplemente beneficie la relación con ese cliente, como un boletín de noticias de la industria, por ejemplo, debe mantenerse separado.
La importancia legal de los ingresos por gastos facturables
Los ingresos por gastos deducibles son importantes al presentar declaraciones de impuestos, pues no registrarlos o clasificarlos de manera errónea podría derivar en una mayor obligación tributaria para la empresa. Es por eso que, para evitar esto es necesario contar con una buena plataforma de gestión de gastos que te permita tener claridad sobre cada uno de los pagos realizados en tu empresa.
Los gastos de viaje son un buen ejemplo de porqué es importante tener un software de gestión de gastos, pues si viajas con frecuencia pero no atribuyes tus gastos de viaje como gastos comerciales para un cliente específico, es posible que la DIAN no te permita deducir estos gastos de viaje, ya que consideraría esta acción como una evasión de impuestos al no dejar un rastro escrito.
Es por eso que, para simplificar el proceso del equipo financiero, no basta con guardar todas las facturas para poder registrarlas, sino que además existen múltiples alternativas, que hacen este proceso de manera automática, un ejemplo de esto son las tarjetas de crédito empresariales tanto físicas como virtuales, pues al asignar una tarjeta por cada uno de los miembros de tu empresa que deban viajar, podrás tener mayor orden y claridad sobre lo que se gastó y de esta manera evitarás errores que puedan tener implicaciones legales.
Gestión de gastos automatizada: La solución financiera para calcular los ingresos por gastos deducibles
La gestión de gastos empresariales puede ser una tarea complicada, especialmente cuando se trata de calcular los ingresos por gastos deducibles. Afortunadamente, la automatización puede ser la solución financiera que necesita tu empresa. Con la gestión de gastos automatizada, se puede reducir el tiempo que se dedica a registrar manualmente los gastos y de esta manera también se pueden evitar errores humanos.
Si eres dueño de una PyME sabrás que las empresas se esfuerzan cada día por ser más eficientes y por ello, mantener un buen control de los gastos es fundamental para garantizar la rentabilidad económica, independientemente de la estabilidad de los ingresos.
Para llevar a cabo una gestión adecuada, es primordial establecer una política de gastos coherente para anticiparse a imprevistos o eventos como fraudes, recibos duplicados, errores contables, pedidos y compras de materias primas oportunas con los proveedores, realizar pagos a tiempo y cumplir con las obligaciones tributarias. Estos elementos son clave para el éxito de una empresa.
A raíz de esto, la tecnología se ha convertido en la herramienta más importante para realizar todas estas tareas de manera fluida. De esta manera, las empresas ahorran tiempo y dinero en gastos de papel. Un claro ejemplo de esto, son las plataformas de gestión de gastos, las cuales por lo general simplifican el proceso de facturación y permiten al equipo contable realizar este tipo de tareas de manera mucho más eficiente.
Por otro lado, las tarjetas de crédito corporativas como Tuily, que más allá de ser una tarjeta de crédito, es una solución FinTech, que utilizó su tecnología de talla mundial para crear una plataforma de gestión de gastos, muy fácil de usar. Convirtiéndose en una herramienta adicional.
Al utilizar tarjetas de crédito corporativas para los gastos empresariales, puedes rastrear fácilmente todas las transacciones en un solo lugar, lo que hace que la organización de gastos sea mucho más fácil. ¡Considera la gestión de gastos automatizada y las tarjetas de crédito corporativas para simplificar la gestión financiera de tu empresa!
Un buen manejo de control de gastos: La clave para tener una buena rentabilidad
El manejo eficiente de los gastos es fundamental para lograr una rentabilidad sólida en cualquier negocio. Cuando se gasta dinero innecesariamente, se reduce la capacidad de generar ingresos y se corre el riesgo de no poder cumplir con las obligaciones financieras. Por lo tanto, es importante establecer un plan adecuado para controlar los gastos y asegurarse de que estén alineados con los ingresos.
Esto se puede hacer mediante la identificación de los gastos esenciales y la eliminación de los que no lo son. Al llevar un registro detallado de los gastos y analizar regularmente los resultados, se puede hacer ajustes necesarios para optimizar el gasto y maximizar la rentabilidad. En resumen, un enfoque disciplinado y cuidadoso del manejo de los gastos es crucial para cualquier empresa exitosa.
Una buena tarjeta de crédito empresarial con una plataforma de gestión de gastos, puede asegurar una buena rentabilidad para tu empresa
En conclusión, si estás buscando mejorar la rentabilidad de tu empresa, una buena tarjeta de crédito con una plataforma de gestión de gastos puede ser la solución que estás necesitando, pues la capacidad de tener un control eficiente de los gastos que realiza tu empresa es esencial para tener éxito en el mercado actual, y una plataforma de este tipo puede proporcionar esto y más.
Además con una tarjeta de crédito adecuada, podrás automatizar tus compras y controlar fácilmente los gastos de tu empresa en tiempo real y en un solo lugar, lo que llevará a una mejor gestión financiera y, en última instancia, a una mayor rentabilidad. No esperes más para asegurar la rentabilidad de tu empresa con una buena tarjeta de crédito y plataforma de gestión de gastos como Tuily, con nosotros calcular los ingresos por pagos deducibles será más fácil que nunca.
